Министерство экономики Омской области

Положение об отделе документационного обеспечения

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе документационного обеспечения

Министерства экономики Омской области

 

1. Общие положения

 

1.1. Настоящее Положение определяет назначение, задачи, функции, права, ответственность и основы организации деятельности отдела документационного обеспечения Министерства экономики Омской области (далее соответственно – канцелярия, Министерство).

1.2. Канцелярия осуществляет документационное обеспечение деятельности Министерства.

1.3. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением Министерства и подчиняется непосредственно Министру экономики Омской области (далее – Министр). Канцелярию возглавляет начальник канцелярии.

1.4. В своей деятельности канцелярия руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными и региональными нормативно-правовыми актами и методическими материалами в области делопроизводства и архивного дела, организационно-распорядительными документами Министерства и настоящим Положением.

1.5. Деятельность канцелярии осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений начальника канцелярии.

1.6. Начальник и другие работники канцелярии назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей Министром в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.7. Квалификационные требования, должностные обязанности, права, ответственность начальника и других работников канцелярии установлены должностными регламентами и инструкциями, утверждаемыми Министром.

 

2. Основные задачи канцелярии

 

Основными задачами канцелярии являются:

2.1. Организация и совершенствование делопроизводства в Министерстве.

2.2. Оптимизация документооборота в Министерстве.

2.3. Организация и совершенствование архивного дела в Министерстве.

2.4. Организационно-методическое обеспечение, координация и контроль за деятельностью структурных подразделений и работников Министерства по вопросам делопроизводства и архивного дела.

2.5. Подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стандартами и правилами.

2.6. Контроль за прохождением и исполнением документов в Министерстве.

2.7. Внедрение новых методов организации делопроизводства, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

2.8. Повышение уровня подготовки работников Министерства в области делопроизводства.

2.9. Решение иных задач.

 

3. Функции канцелярии

 

Канцелярия в соответствии с возложенными на нее задачами осуществляет следующие функции:

3.1. Документационное обеспечение деятельности Министерства.

3.2. Своевременная обработка поступающей, внутренней и отправляемой корреспонденции, распределение ее по назначению.

3.3. Контроль за соблюдением сроков исполнения документов и их правильным оформлением, за исполнением поручений Губернатора Омской области, Председателя Правительства Омской области, первого заместителя и заместителей Председателя Правительства Омской области, Министра.

3.4. Регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений Министерства, формирование дел и сдача их в архив на хранение.

3.5. Прием и регистрация заявлений о предоставлении государственных услуг, поступающих на региональный портал государственных и муниципальных услуг Омской области в государственной информационной системе Омской области  с использованием региональной системы межведомственного электронного взаимодействия, и направление их должностным лицам Министерства, ответственным за  предоставление государственной услуги.

3.6. Разработка и исполнение совместно с соответствующими структурными подразделениями Министерства инструкций и правовых актов по ведению делопроизводства и архивного дела в Министерстве.

3.7. Обеспечение работников Министерства необходимыми инструктивными и справочными материалами по ведению делопроизводства и архивного дела в Министерстве.

3.8. Методическое обеспечение организации делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, контроль за правильным формированием, хранением дел, осуществлением своевременной передачи завершенных делопроизводством дел в архив Министерства, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов.

3.9. Печать,  размножение и копирование документов, не имеющих ограничительных грифов ДСП, "секретно", "совершенно секретно".

3.10. Заверение копий правовых актов и исходящих писем Министерства, прошедших регистрацию в системе электронного документооборота Министерства и не имеющих ограничительных грифов ДСП, "секретно", "совершенно секретно".

3.11. Подготовка и представление Министру информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития документационного обеспечения Министерства и исполнительской дисциплины.

3.12. Обеспечение заполнения всех разделов электронного справочника, размещенного на закрытом информационном ресурсе в сети Интернет по адресу "ССТУ.РФ", и актуализация информации по мере необходимости.

3.13. Обеспечение заполнения отчетной формы "Контроль обращений граждан" в информационно-аналитической системе "БАРС.Web-Своды".

3.14. Разработка совместно со структурными подразделениями и работниками Министерства сводной номенклатуры дел Министерства, ее согласование и утверждение.

3.15. Организация работы экспертной комиссии Министерства по отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее – БУ ИсА), а также по отбору дел (документов) Министерства к уничтожению.

3.16. Взаимодействие с БУ ИсА и экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Омской области по вопросам экспертизы ценности документов, сформированных Министерством, обработки и передачи документов Министерства, законченных делопроизводством, на длительное государственное хранение.

3.17. Участие в пределах компетенции канцелярии в подготовке и исполнении управленческих решений Министра.

3.18. Осуществление иных функций в пределах компетенции канцелярии.

4. Права канцелярии

 

4.1. Канцелярия имеет право:

- получать поступающие в Министерство документы и иные информационные материалы по своему профилю деятельности для ознакомления, систематизированного учета и использования в работе;

- запрашивать и получать от структурных подразделений и работников Министерства информацию, необходимую для выполнения возложенных на нее задач и функций;

- осуществлять в пределах компетенции канцелярии проверку и координацию деятельности структурных подразделений Министерства по вопросам делопроизводства и архивного дела, о результатах проверок докладывать Министру;

- возвращать исполнителям на доработку оформленные с нарушением установленных правил делопроизводства проекты документов, давать рекомендации по устранению выявленных недостатков;

- вносить предложения по совершенствованию делопроизводства в Министерстве;

- вносить предложения Министру о повышении квалификации, поощрении и наложении взысканий на работников канцелярии и других структурных подразделений Министерства по вопросам делопроизводства и архивного дела;

- участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции канцелярии.

 

5. Ответственность

 

5.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на канцелярию задач и функций несет начальник канцелярии.

5.2. Начальник канцелярии несет персональную ответственность за:

- организацию работы канцелярии, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений Министра работниками канцелярии;

- рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

- состояние трудовой и исполнительской дисциплины в канцелярии, выполнение ее работниками своих функциональных обязанностей;

- соблюдение работниками канцелярии правовых актов, правил внутреннего распорядка, инструкций по охране труда;

- ведение документации, предусмотренной законодательством Российской Федерации, Омской области;

- предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности канцелярии.

5.3. Степень ответственности работников канцелярии устанавливается должностными регламентами и инструкциями в соответствии с законодательством Российской Федерации, Омской области.

 

6. Организация деятельности канцелярии

 

6.1. Деятельность канцелярии строится в соответствии с планами работы канцелярии, Министерства.

6.2. Канцелярия в пределах своей компетенции выполняет возложенные на нее задачи по согласованию с Министром и, при необходимости, во взаимодействии со структурными подразделениями Министерства, другими органами исполнительной власти Омской области, организациями.